事例　貸会議室予約業務システムリニューアル　東京八重洲ホール様

採用プラン

Webシステム開発コース、開発期間約８カ月

お客様について

東京八重洲ホール様は東京駅から徒歩3分の八重洲口にある日本最大級の貸会議室の会社です。大・小の会議室が全27部屋、ビル１棟すべてが貸会議室です。
27部屋の会議室の予約、請求・入金、帳票出力にかかわる社内システムのリニューアルを、弊社でさせて頂きました。
単純な予約システムではなく、電話でひっきりなしに入ってくるご予約や備品の追加や時間の変更、場合によってはキャンセルなどにスムーズに対応できるシステムでなくてはいけません。独自の運用をされている部分も多く、複雑なシステムとなりました。

今回、実務を実際にご担当されている現場の方々と仕様を調整しながら開発を進めました。

リニューアルのため、システムの移行が必要です。
東京八重洲ホール様は年中無休のため、休日にシステムの移行ができません。業務に混乱をきたさないよう、細心の注意を払って過去と未来の予約データを移行させて頂きました。

今回、お写真の成田武光マネージャー、受付ご担当者様、経理ご担当者様にお話を聞きました。

従来のシステムの課題・問題点は何だったのでしょうか。

• 従来のシステムは予約1件に対し、1件の入金処理しかできませんでした。しかし、会議室ご利用の際に、急な延長が発生したり、備品を追加されたり、というケースはよくあります。その場合の対応が大変でした。

• 時間によっては、まれに料金が逆転する組み合わせがあったのですが、それを人の手で修正していました。

• 予約の変更をする場合、一旦キャンセルにし、そのあとキャンセル料金を0円にし、そして違う予約を登録する必要がありました。

• 複数のオペレーターが一つの予約に対して編集をするため、編集がかぶってしまうことがありました。

• 同じお客様の予約を、複数入力する場合、1件1件入力する必要があった。

システムを刷新して、よかったことは何でしょうか？

• 1件の予約に対し、複数の入金処理ができる、予約の変更が柔軟にできるため、大変楽になりました。

• 予約の時間や会議室の変更が簡単になりました。3分の1程度の手間になりました。

• 開始時間と終了時間を入力すれば、料金は自動計算で、逆転する場合も自動で計算するので気を使わなくてよいので助かります。

• 予約受付のオペレーターと経理担当が、同じデータを編集していたためわかりにくかったのですが、別の処理になったので、わかりやすくなりました。加えて、同時に編集ができないロックの機能をつけたため、安全になったと思います。

• カレンダーで会議室ごとの予約が見られる機能がついたので、以前は1件1件予約を閲覧しなくてはいけなかった手間が省けました。

• 編集のログを自動で取ってくれるのが助かります。以前は手書きで備考などに記録し、情報共有をしていました。

• 同じお客様の予約を、数十件入力しなくてはならない場合、相当の手間がかかっていましたが、複数予約を一括登録する機能ができたので、この業務にかかる時間は何十分の一程度に短縮されました。

• 検索機能がよくなったため、お客様を探しやすくなりました。

• すでに予約されている備品の数がわかるので、便利です。

• システムの移行に伴うトラブルを覚悟していましたが、ほとんど大したトラブルがなく、スムーズで驚いたぐらいです。

• 前後の予約に空き時間がない場合、警告を表示して、予約を進めるか進めないか聞いてくれるのが助かります。
  など、多数あります。

弊社にシステム開発をご依頼頂いた理由は何でしょうか？

もともとは、ホームページのリニューアルを発注したのがきっかけです。オンラインコンサルタントでシステム開発もやっていることを知り、依頼しました。

問い合わせする時は、ホームページにスタッフ皆さんの顔が載っていたので安心感がありました。
また、「わかりにくい言葉はつかいません」というところがよいと思いました。

今後の展開をお聞かせください。

貸会議室の業界は競合が増えています。
ネットやシステムを駆使して、顧客を増やしていきたいですね。

開発の現場から

今回の開発で注意したことは

• とにかく、現場の方が利用しやすいものを作ること

• 帳票の出力などを柔軟に行えるように、手動で編集できる部分を増やしました。
  請求と入金が複雑でイレギュラーな場合も対応できるよう、分割払いや折半などもできるようになっています。

• データをなるべく横断的に見られるようにしました。日ごと、月ごとなどや、会議室ごと、などです。
  

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